10 konferenciaszervező tipp a
rendezvényes szakma 10 nagyjától!

Végig kérdeztük a rendezvényszakma nagyjait név nélkül, milyen hasznos tippeket adnának konferencia szervezéséhez, mikre érdemes feltétlenül odafigyelni? Természetesen saját szakmai tapasztalatainkból is merítettünk megfontolandó tippeket; olvasd az alábbiakban 10 pontos rendezvényszervezési kisokosunkat. 

1. Lehetőleg próbálj olyan konferenciát szervezni, amire igény van!

Évente több tucat konferenciát szerveznek idehaza is, világszerte meg több ezret. Ez is egyféle versenyhelyzet, ezért lehetőleg olyan konferenciában kell gondolkodni, amire szükség van, amire érdeklődés mutatkozik. Az egy dolog, hogy te milyet szeretnél rendezni, és az meg egy másik, hogy mire lesznek kíváncsiak – a kettőt kéne összehozni ügyesen. Ha figyelmesen követed a szakmai oldalakat, közösségi médiában a csevegéseket, kiszűrheted, milyen témában érdemes konferenciát szervezned. Az is egy lehetőség, hogy előbb hozod össze a közönséged a közösségi oldalakon keresztül egy okos stratégiával, felkelted bennük az igényt, kiéhezteted őket egy bizonyos témára, majd ez után szervezed meg a konferenciát, így garantáltan sikered és nagy érdeklődőtáborod lesz.

2. Az előzőből következik, hogy egy konkrét téma köré rendezz konferenciát!

Az eseménytípus körvonalazása meghatározza a program struktúráját, és a meghívandó emberek körét, az alábbi lehetséges témakörök a leggyakoribbak, melyek mindegyike másféle szervezést igényel, de egy közös céllal – tökéletes konferenciát szervezni:

  • kongresszus

  • szeminárium

  • továbbképzés

  • kerekasztal beszélgetés

  • tréning

  • workshop

  • kiállítás

  • termékbemutató

  • sajtókonferencia

3. Ügyelj a részletekre!

Minden egyes részlet számít. Ha például valamilyen dizájn témájú konferenciát szervezel, győződj meg róla, hogy minden kreatív részlet tökéletes, a dekor, a plakátok, a logók kihelyezése, az eligazító táblák, minden. A meghívottak ugyanis a témából adódóan nagyon kritikus vendégeid lehetnek, hiszen ők is kreatív beállítottságú emberek. Nüansznyi dolgok is kedvüket szeghetik, és az eseményt követően még hetekig fröcsöghetnek negatív élményeikről a közösségi médiában, ami nem vet rád jó fényt.

4. Mindig kérj szakmai segítséget!

Profi rendezvényszervező cégbe fektetni mindig kifizetődő, hiszen rémálom a szervezésnél, hogy csak néhányat említsünk: a logisztika, a szállodákkal kapcsolatos egyeztetés, a menük kérdése, az internetelérés biztosítása, a regisztráció, a helyszínnel kapcsolatban felmerülő millió intéznivaló… mennyi hibalehetőség mennyi ponton, megéri kockáztatni? Nem.

5. Jelölj ki felelősöket!

Sokan elkövetik azt a hibát, hogy túl sok teendőt bíznak kevés ember vállára, így káoszba és szervezetlenségbe torkollik a konferencia. Delegáld ki a legfontosabb feladatokat, legyen egyértelmű, hogy kinek mi a felelőssége, a hangtechnikában, a tervezés során, a költségvetés intézésében, a program kitalálásakor, a PR feladatoknál, jegykezelésnél, jogi kérdéseknél, stb.
Ne becsülj alá egy részfeladatot sem, mert mindegyik egyaránt fontos, és felelőst érdemel! Lehetőleg kerüld az önkéntesekkel való munkát az irányító pozícióknál mindenképpen, mert bár költséghatékonyak valóban, de ők nem érzik át a rendezvény súlyát úgy, mintha kulcsemberekkel veszed körül magad a cégedtől, régi szakmai kapcsolataidból.

6. Kezeld úgy, mint egy üzleti befektetést

Az is. Fontos, hogy fizetős rendezvénynél okosan határozd meg a jegyek árát. Túl magas árat sem szabhatsz meg, de túl alacsonyat sem, hiszen utóbbinál elrettentheted a közönségedet, hogy nem kapnak minőségi tartalmat, amiért megéri elmenni. A regisztrációt lehetőség szerint kösd előre fizetéshez, ez mindig bölcs döntés. Egyrészt a résztvevők komolyan veszik jelentkezésüket, hiszen a pénzük már a rendezvényben áll, másrészt neked sem kell attól tartanod, hogy komolytalanul nem jön el a meghívottak egy része, ezzel mást megfosztva a lehetőségtől – téged pedig az elmaradt regisztrációs díjtól.

7. Hagyd az embereket fellélegezni (és kimenni a mellékhelyiségbe)

Hidd el, jobb, ha több szünetet iktatsz be, ezt nem győzzük a blogbejegyzésekben is hangsúlyozni! A hosszú, feszült figyelem az emberek nagy részének nem megy, ingerültté teszi őket, fészkelődnek, rossz érzés támad bennük. Kínáld őket frissítővel, hagyd, hogy felálljanak, beszélgessenek egymással, tarts ebédszünetet – minél több ponton szúrj be kikapcsolódási lehetőséget, pláne, ha hosszú konferenciáról, nehéz témákról van szó.

8. A helyszín igenis fontos!

A konferencia helyszínének egyik fő feladata, hogy a résztvevők figyelmét felkeltse már az érkezés pillanatában arra, miért is jöttek az adott rendezvényre. Pozitív benyomást tegyen bennük. Válassz olyan helyszínt, amely valóban illik a rendezvényedhez, az csak egy dolog, hogy hány főt tud befogadni, ennél próbálj kreatívabban gondolkodni, hiszen a rendezvény helyszíne hatalmas hatással lehet a meghívottakra.

9. Tervezd meg a menetrendet!

Egy konferencia nem csupán beszédek és beszélgetések céltalan egymás után helyezése, hanem egy koncepció mentén megszervezett esemény kell, legyen. Egy komplett terv létrehozása néhány órát vesz igénybe maximum, mégis nélkülözhetetlen segítséggel biztosítod be magad. Egy konferencia menetét az elejétől a végéig éppen úgy fel kell építeni, mint egy magazin témáit oldalanként, részletesen. Fontosak az egyes blokkok külön-külön is, valamint azok okos összekapcsolása, hogy az egésznek legyen egy íve, folyása. Ilyen „apróságokra” is ügyelj, mint hogy mi történik a színpadon, amíg egyik előadó után elkezdődik a következő program, hogy ne legyenek holt idők, üres, kínos járatok, amitől lelankad a hallgatóság figyelme.

10. Foglalkozz a visszajelzésekkel is!
Tervezd meg, hogyan kérhetnél visszajelzéseket a konferenciádról. Ezek lehetnek a helyszínen kötelezően kitöltendő űrlapok, de lehet későbbi online felmérés is, a kitöltőknek akár apró ajándékot ígérve. Minden rendezvényen vannak fő szószólók, akiknek a véleményére sokan adnak, akik akár a másokét is befolyásolják jó vagy rossz irányba. A lényeg, hogy érezzék a törődést, hogy valóban kíváncsi vagy rá, mit gondolnak, mi tetszett nekik, és kérd ki javaslataikat a változtatáshoz. A visszajelzéseket feltétlenül köszönd meg, hiszen nagyon értékesek számodra! Vegyél részt te is a saját konferenciádon, ha módodban áll, így bár bennfentesként, de mégis kívülről láthatod a hibákat, javítanivalókat.

Vannak még kérdéseid a konferenciaszervezésről? Olvasd el a RendezvényBibliát és kövesd blogunkat hétről hétre!